Personvernerklæring for Reflektis AS

Sist oppdatert: 4. september 2026

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Reflektis AS behandler personopplysninger i forbindelse med nettsiden, henvendelser, kartleggingssamtaler, coaching og veiledning, bedriftsoppdrag, digitale produkter og øvrige tjenester.

1. Behandlingsansvarlig

Reflektis AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger virksomheten bestemmer formålet med og måten opplysningene behandles på.

Reflektis AS
Organisasjonsnummer: 935 845 351
Tennfjordneset 4
6264 Tennfjord
E-post: coach@enr.life

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvordan du er i kontakt med oss og hvilke tjenester du bruker.

Vi kan blant annet behandle:

navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse
opplysninger om virksomhet, stilling og arbeidssted
opplysninger du selv gir oss gjennom kontaktskjema, e-post, telefon eller samtaler
opplysninger som er nødvendige for å planlegge og gjennomføre kartleggingssamtaler, coaching, veiledning og bedriftsoppdrag
opplysninger om bestillinger, avtaler, deltakelse og leverte tjenester
opplysninger knyttet til betaling, fakturering og regnskap
opplysninger som er nødvendige for å gi tilgang til kurs, digitale produkter og andre tjenester
samtykker og kommunikasjonsvalg
korte arbeidsnotater fra samtaler og oppdrag
tekniske opplysninger om enhet, nettleser, IP-adresse og bruk av nettsiden, i den grad slike opplysninger samles inn

Opplysningene mottas vanligvis direkte fra deg. I forbindelse med ungdomssamtaler kan opplysninger også mottas fra foreldre eller foresatte. Ved bedriftsoppdrag kan nødvendige opplysninger mottas fra virksomheten som bestiller oppdraget.

Vi ber om at du ikke sender detaljerte helseopplysninger eller andre sensitive personopplysninger gjennom vanlige kontaktskjemaer eller ukryptert e-post, med mindre dette er nødvendig og avtalt.

3. Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for å:

besvare henvendelser og følge opp personer som tar kontakt
vurdere om Reflektis AS er riktig leverandør for et aktuelt behov
planlegge og gjennomføre kartleggingssamtaler, coaching, veiledning og andre avtalte tjenester
planlegge og gjennomføre oppdrag for bedrifter
administrere bestillinger, avtaler og kundeforhold
behandle betalinger og gi tilgang til digitale produkter og kurs
følge opp kunder og deltakere
ivareta sikkerhet, kvalitet og nødvendig dokumentasjon
oppfylle rettslige plikter, blant annet innen regnskap og bokføring
sende nyhetsbrev eller annen markedsføring når vi har lovlig grunnlag for dette
drifte, sikre og forbedre nettsiden og de digitale løsningene våre
fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav

4. Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger på ett eller flere av følgende grunnlag:

Avtale eller tiltak før avtale

Når behandlingen er nødvendig for å besvare en konkret forespørsel, forberede en avtale eller levere en tjeneste du har bestilt.

Rettslig forpliktelse

Når vi må behandle eller oppbevare opplysninger for å oppfylle lovpålagte plikter, blant annet etter bokførings- og regnskapsregelverket.

Samtykke

Når du aktivt har samtykket til en bestemt behandling, for eksempel nyhetsbrev, valgfrie informasjonskapsler eller behandling som krever et særskilt samtykke.

Et samtykke kan trekkes tilbake når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

Berettiget interesse

Når Reflektis AS har en legitim interesse i å følge opp henvendelser, administrere virksomheten, ivareta sikkerhet, dokumentere avtaler, opprettholde kontakt med eksisterende eller potensielle bedriftskunder eller forsvare rettskrav, og denne interessen ikke veier tyngre enn dine personverninteresser og rettigheter.

5. Sensitive personopplysninger og helseopplysninger

I samtaler og veiledningsforløp kan det komme fram opplysninger om helse eller andre personlige forhold. Slike opplysninger gis frivillig.

Reflektis AS begrenser behandlingen til det som er nødvendig for den aktuelle tjenesten. Helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger skal bare registreres når det er nødvendig og det foreligger et særskilt rettslig grunnlag. Der det er nødvendig, innhentes uttrykkelig samtykke.

Coaching og veiledning hos Reflektis AS er ikke medisinsk eller psykologisk behandling. Det føres ikke pasientjournal.

6. Arbeidsnotater fra samtaler og oppdrag

I forbindelse med kartleggingssamtaler, coaching, veiledning og andre oppdrag kan Reflektis AS føre korte arbeidsnotater når dette er nødvendig for å planlegge og følge opp tjenesten.

Notatene begrenses til relevante opplysninger, som:

tema og mål for samtalen
vesentlige observasjoner og avklaringer
valg og handlinger kunden ønsker å følge opp
hva som skal tas opp i en senere samtale

Vi fører ikke mer omfattende referater enn det som er nødvendig for formålet.

Arbeidsnotater oppbevares som hovedregel fysisk i et låst skap og er bare tilgjengelige for Reflektis AS. Mappene merkes med klientnummer eller kode, og koblingen mellom kode og navn oppbevares separat.

Detaljerte arbeidsnotater slettes eller makuleres som hovedregel senest seks måneder etter siste samtale eller avsluttet oppdrag. Opplysningene kan oppbevares lenger dersom dette er nødvendig for å håndtere en klage eller et rettskrav, eller dersom annen lovgivning krever det.

7. Opplysninger om ungdom

Når en forelder eller foresatt tar kontakt om en ungdom, ber vi om at det bare gis opplysninger som er nødvendige for å vurdere henvendelsen og et mulig videre tilbud.

Dersom samtaler skal gjennomføres med ungdommen, tilpasses informasjonen om personvern til ungdommens alder og modenhet. Ungdommen skal så langt det er mulig få forståelig informasjon om:

hvilke opplysninger som behandles
hvorfor opplysningene behandles
hvordan eventuelle notater oppbevares
hvem som kan få tilgang til opplysningene
hvordan foreldrene eller foresatte kan involveres

Hva som kan deles med foreldrene, avklares så langt det er mulig med ungdommen. Dersom det oppstår alvorlig bekymring for ungdommens eller andres liv, helse eller sikkerhet, kan det bli nødvendig å involvere foreldre, helsepersonell eller offentlige instanser. Dette vurderes ut fra situasjonen og gjeldende regler.

8. Bedriftsoppdrag

Ved oppdrag for bedrifter kan Reflektis AS behandle kontaktopplysninger om ledere, medarbeidere og andre deltakere, samt opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre det avtalte oppdraget.

Virksomheten som bestiller oppdraget, skal ikke dele flere personopplysninger enn det som er nødvendig. Reflektis AS bruker ikke opplysninger fra individuelle samtaler til andre formål enn det avtalte oppdraget.

Hvordan informasjon fra intervjuer, kartlegginger eller samtaler skal sammenfattes og formidles til oppdragsgiveren, avklares i forbindelse med det enkelte oppdrag. Individuelle utsagn skal ikke uten videre knyttes til navngitte personer i rapportering til virksomheten.

9. Kjøp, betaling og levering

Ved kjøp behandler vi nødvendige personopplysninger for å:

registrere og administrere kjøpet
gjennomføre betaling
levere produktet eller tjenesten
opprette og administrere nødvendig tilgang
følge opp spørsmål, feil eller reklamasjoner
oppfylle regnskaps- og bokføringsplikter

Vi bruker Stripe til betalingsbehandling. Stripe behandler betalingsopplysninger i forbindelse med betalingen. Reflektis AS mottar ikke fullstendige kortopplysninger.

Bedriftskunder faktureres gjennom Visma eAccounting. I den forbindelse behandles nødvendige opplysninger om virksomheten, kontaktpersonen, fakturagrunnlaget og betalingsstatus.

For enkelte kurs og digitale produkter bruker vi Skool som kursplattform. Nødvendige opplysninger, som navn og e-postadresse, kan behandles der for å opprette og administrere tilgang.

10. «Ny fase – ny kraft» og andre produkter med faglige bidragsytere

Reflektis AS håndterer kjøp, betaling, tilgang og kundeadministrasjon for «Ny fase – ny kraft».

Andre faglige bidragsytere får ikke tilgang til kundelister, betalingsopplysninger eller andre personopplysninger om deltakerne, med mindre dette blir særskilt avtalt og den registrerte blir informert på forhånd.

11. Nettsiden og informasjonskapsler

Nettsiden er bygget i Wix.

Nettsiden kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier til:

nødvendig funksjonalitet og sikkerhet
å huske innstillinger og valg
besøksstatistikk og analyse
andre funksjoner som er beskrevet i samtykkeløsningen

Der loven krever samtykke, brukes valgfrie informasjonskapsler først etter at du har gitt et aktivt samtykke.

Du kan velge hvilke valgfrie informasjonskapsler du vil godta. Du kan også endre eller trekke tilbake valgene gjennom personvernikonet nederst på nettsiden.

Strengt nødvendige informasjonskapsler kan brukes uten samtykke når vilkårene for dette er oppfylt.

12. Nyhetsbrev og markedsføring

Dersom du melder deg på nyhetsbrev eller på annen måte samtykker til å motta markedsføring, bruker vi kontaktopplysningene dine til dette formålet.

Du kan når som helst trekke tilbake samtykket eller melde deg av fremtidige utsendelser.

Reflektis AS har foreløpig ikke valgt en egen leverandør for nyhetsbrev. Personvernerklæringen vil bli oppdatert med relevant informasjon før en slik løsning tas i bruk.

13. Digitale tjenesteleverandører

For å drive virksomheten og levere avtalte tjenester bruker Reflektis AS ulike digitale tjenesteleverandører. Hvilke leverandører som behandler opplysninger om deg, avhenger av hvilke tjenester du bruker og hvordan kontakten med oss foregår.

Vi kan blant annet bruke:

Wix til nettside, kontaktskjema, nødvendige nettstedsfunksjoner og eventuell besøksstatistikk
Stripe til betalingsbehandling
Skool til levering og administrasjon av enkelte digitale kurs og produkter
Koalender til booking og administrasjon av samtaler
Google til e-post, skjemaer, dokumenter og nødvendig lagring
Zoom og Microsoft Teams til digitale møter og samtaler
Visma eAccounting til fakturering av bedriftskunder, regnskapsføring og oppbevaring av lovpålagt dokumentasjon.

Digitale møter og samtaler tas ikke opp med mindre dette er opplyst og avtalt på forhånd.

Leverandørene kan behandle personopplysninger når dette er nødvendig for den aktuelle tjenesten. Der en leverandør behandler opplysninger på vegne av Reflektis AS, skal behandlingen reguleres av databehandleravtale eller andre nødvendige avtalevilkår.

Vi selger ikke personopplysninger.

14. Overføring til land utenfor EØS

Noen av tjenesteleverandørene våre kan behandle eller gjøre personopplysninger tilgjengelige utenfor Norge eller EØS.

Når personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skal overføringen skje i samsvar med gjeldende personvernregler. Dette kan blant annet skje på grunnlag av:

en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå
EUs standard personvernbestemmelser
andre lovlige overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak

Du kan kontakte Reflektis AS dersom du ønsker mer informasjon om overføring av personopplysninger.

15. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene?

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet, med mindre vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem lenger.

Som hovedregel gjelder følgende:

Opplysninger fra henvendelser som ikke fører til et kundeforhold, slettes innen tre måneder etter siste kontakt.
Detaljerte arbeidsnotater fra coaching, veiledning og bedriftsoppdrag slettes eller makuleres senest seks måneder etter siste samtale eller avsluttet oppdrag.
Avtaler, dokumentasjon av samtykker og nødvendige administrative opplysninger kan oppbevares i inntil tre år etter at kundeforholdet er avsluttet.
Opplysninger som behandles for nyhetsbrev og markedsføring, oppbevares til du trekker tilbake samtykket eller melder deg av. Nødvendig dokumentasjon av tidligere samtykke kan oppbevares så lenge dette er nødvendig.
Opplysninger i kursplattformer oppbevares så lenge kunden har avtalt tilgang, og deretter så lenge det er nødvendig for administrasjon og dokumentasjon.
Regnskapsmateriale oppbevares i perioden bokføringsregelverket krever, som hovedregel fem år etter regnskapsårets slutt.

Opplysninger kan oppbevares lenger dersom dette er nødvendig for å håndtere en klage, en tvist eller et rettskrav.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes, makuleres eller anonymiseres de på en forsvarlig måte.

16. Dine rettigheter

Avhengig av situasjonen kan du ha rett til:

informasjon om hvordan personopplysningene dine behandles
innsyn i personopplysningene vi har om deg
retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
sletting av opplysninger
begrensning av behandlingen
å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
dataportabilitet
å trekke tilbake et samtykke

Rettighetene kan være begrenset dersom Reflektis AS har plikt eller rett til å beholde opplysningene, for eksempel etter bokføringsregelverket eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Kontakt coach@enr.life dersom du ønsker å benytte deg av rettighetene dine. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din før opplysninger gis ut eller slettes.

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener personopplysningene dine behandles i strid med personvernregelverket.

Mer informasjon finnes på www.datatilsynet.no.

17. Automatiserte avgjørelser

Reflektis AS bruker ikke personopplysninger til automatiserte individuelle avgjørelser som har rettslig eller tilsvarende betydelig virkning for den enkelte.

18. Informasjonssikkerhet

Reflektis AS bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot:

uautorisert tilgang
utilsiktet eller ulovlig endring
tap eller ødeleggelse
misbruk eller ulovlig deling

Tiltakene tilpasses opplysningenes art, omfang og risiko. Tilgangen begrenses til personer og leverandører som har et nødvendig og lovlig behov for opplysningene.

19. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen kan bli oppdatert dersom tjenestene våre, leverandørene våre eller måten vi behandler personopplysninger på endres.

Gjeldende versjon vil være tilgjengelig på denne siden. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble oppdatert.

20. Kontakt

Har du spørsmål om hvordan Reflektis AS behandler personopplysninger, eller ønsker du å benytte deg av rettighetene dine, kan du kontakte:

Reflektis AS
Organisasjonsnummer: 935 845 351
Tennfjordneset 4
6264 Tennfjord
E-post: coach@enr.life